Po-Net
Il progetto Po-net nasce nel 1996 dall’iniziativa di alcuni uffici del comune di Prato ed ha come finalità la creazione di un sistema di comunicazione innovativo tra gli enti ed i cittadini.
Le diverse attività sono concertate da un “gruppo di progetto”, rappresentativo di tutti i soggetti firmatari, come nel caso di Città Invisibile, di un protocollo di intesa, mentre il coordinamento è affidato ad un ristretto gruppo operativo formato da prefettura, provincia e comune.
Obiettivo principale è la creazione di una rete telematica basata sulla tecnologia di Internet per la circolazione delle informazioni e per lo sviluppo di forme crescenti di comunicazione fra gli enti ed i cittadini, stimolando lo sviluppo di servizi rivolti a quest’ultimi.
La diffusione capillare di strumenti informatici e telematici consente l’accesso alle banche dati da uffici e da postazioni pubbliche prestabilite, dislocate su tutto il territorio. Lo studio di fattibilità generale del progetto è stato redatto dai tecnici del comune di Prato con la collaborazione del PIN s.c.r.l. (Servizi Didattici e Scientifici per l'Università di Firenze - Polo di Prato) al quale è stato affidato uno specifico incarico [1].
La rete civica unitaria così costituita si presenta come un insieme logico e coordinato del patrimonio informativo e dei servizi offerti da ciascuna delle amministrazioni coinvolte ed è aperta alla partecipazione di qualsiasi amministrazione pubblica operante sul territorio di Prato e della sua provincia.
All’interno del progetto complessivo della rete civica è possibile distinguere tre sottoprogetti che, pur essendo correlati tra loro, possono avere un proprio sviluppo indipendente: (1) la rete civica, per la comunicazione tra gli enti pubblici, la razionalizzazione dei loro rapporti, il decentramento ed una maggiore efficienza dei servizi al cittadino. Obiettivo di questo sottoprogetto è la creazione di una infrastruttura telematica, che abbia come nodi principali i soggetti pubblici del territorio provinciale. Alla rete di comunicazione, così costituita, potranno collegarsi soggetti privati, scuole, aziende e singoli cittadini; (2) la creazione di banche dati su attività istituzionali, offerte formative, culturali e sportive; banche dati ambientali, e banche dati relative ai beni artistici, culturali e documentari.
Quest’ultimo servizio costituisce una prima tappa verso la formazione di un catalogo provinciale delle risorse documentarie e culturali di tutte le biblioteche comunali, specializzate o storiche del territorio, che possono, in un futuro, diventare punti nodali per l’erogazione di informazioni, non solo bibliografiche, al cittadino. L’accesso alle banche dati e alla rete Internet viene garantito a tutte le scuole pubbliche presenti sul territorio della provincia che ne facciano richiesta.
Alle associazioni amatoriali e di volontariato, dopo approvazione del gruppo operativo e ratifica del gruppo di progetto, è permessa la visibilità dei servizi informativi della rete civica e, in casi particolari, le informazioni gestite da tali associazioni possono essere ospitate sulla stessa banca dati. Gli altri enti partecipanti al progetto possono realizzare un loro proprio servizio di informazioni che si avvarrà della struttura tecnica del comune di Prato; (3) l’ufficio relazioni con il pubblico [2] (U.R.P.) della prefettura, della provincia e del comune di Prato, che prevede la creazione di un unico sportello polifunzionale in grado di erogare informazioni e servizi di tutta la pubblica amministrazione.
L’opportunità di razionalizzare i rapporti con il cittadino ha suggerito l’apertura di un unico U.R.P. centralizzato, che funga da front-office e da back-office per più enti [3]. In particolare sono stati effettuati più incontri tra i promotori del progetto in rete per verificare la possibilità di realizzare un unico URP per i tre enti e valutare gli effettivi vantaggi in termini di qualità del servizio erogato e di risparmio complessivo delle risorse.
Lo sportello utilizza come strumento informativo le banche dati realizzate all’interno del progetto stesso e fornisce, quando possibile, informazioni anche sulle attività degli altri enti, mettendo a disposizione le proprie informazioni, veicolate tramite la rete civica, agli altri U.R.P. ed enti che ne facciano richiesta.
L’individuazione di tre diversi sottoprogetti nasce dalle diverse tematiche che vi sono associate e, soprattutto, dalla considerazione dei diversi vincoli temporali, normativi, economici e dalla necessità di rendere indipendente lo sviluppo di ogni singolo progetto dai ritardi che possano subire gli altri.
Gli obiettivi dell’azione coordinata dei soggetti istituzionali presenti all’interno di Po-Net, riguardano: (a) la creazione di un sistema di comunicazione diverso da quelli tradizionali, che permetta uno scambio più puntuale e programmabile di informazioni generali e normative; (b) la crescita di capacità di orientamento, selezione ed interpretazione dei cittadini rispetto alle risorse ed offerte disponibili sul territorio; (c) la possibilità di accesso guidato e controllato da parte di ogni ente partecipante al sistema informativo degli altri, allo scopo di evitare inutili richieste sia a propri fini interni, che per pratiche dell’utente; (d) la disponibilità di informazioni aggiornate e complete sull’attività della P.A., facilmente reperibili e usufruibili con vari mezzi dalla cittadinanza; (e) la creazione di un sistema per la comunicazione pubblica che permetta di svolgere un servizio qualitativamente superiore, recuperando le risorse che nella situazione attuale vengono disperse in attività non sistematiche; (f) lo sviluppo di trasformazioni positive nell’organizzazione del lavoro e nella gestione di servizi al cittadino; (g) la creazione di un sistema di monitoraggio sui bisogni dell’utenza che rappresenti uno strumento di riscontro diretto delle iniziative e dei servizi erogati; (h) la realizzazione di un supporto per iniziative culturali, sociali, ambientali, didattiche e formative, rendendo visibili anche al di fuori della provincia di Prato le risorse del territorio in tutta la loro ricchezza di attività e manifestazioni; (i) la creazione di modalità comunicative più agevoli e di informazioni costantemente aggiornate fra istituti con finalità similari, contribuendo così allo sviluppo di subsistemi specializzati ed omogenei.
Lo strumento per la realizzazione di questi obiettivi è stato individuato proprio nella creazione di una rete civica telematica, che dovrà collegare tutti soggetti operanti nel territorio provinciale, dagli enti pubblici alle associazioni di volontariato, dalle istituzioni culturali alle associazioni di categoria, nonché il mondo della scuola e del lavoro, per creare un sistema informativo pubblico in grado di garantire, non solo la comunicazione tra tutti questi soggetti con scambio di informazioni generali e puntuali, ma anche la creazione di un sistema informativo interattivo rivolto alla cittadinanza e usufruibile dall’utente - azienda, professionista, associazione, o singolo cittadino - tramite terminale self-service o tramite un proprio personal computer, oppure recandosi presso punti di accesso controllato, come le sedi di circoscrizioni, gli uffici relazioni con il pubblico, le biblioteche, le sedi di aziende di servizi pubblici o di associazioni.
L’utente potrà accedere a banche dati culturali, normative, statistiche, sanitarie, con facili sistemi di consultazione e potrà interagire con il sistema per avere informazioni precise sulle sue pratiche o per dare pareri e suggerimenti.
In tutti gli enti partecipanti al progetto è forte la consapevolezza di come una semplificazione delle relazioni e l’utilizzo di nuove tecnologie possano permettere di operare un’economia complessiva del sistema delle risorse e di ottenere una maggiore qualità dei servizi erogati, compiendo passi in avanti nel processo che porta il cittadino da soggetto passivo a protagonista attivo nei rapporti con la pubblica amministrazione.
La realizzazione di una rete civica telematica fondata sulla tecnologia Internet è uno degli strumenti prioritari per la circolazione delle informazioni fra gli enti e all’interno del territorio, per lo sviluppo di forme crescenti di comunicazione fra i soggetti istituzionali e per valorizzare la ricchezza delle diverse realtà socio-economiche e associative.
[1] Il PIN è stato scelto come partner essendo un’associazione senza fini di lucro, che ha tra i suoi compiti istituzionali la diffusione delle tecnologie avanzate. Esso ha maturato un’esperienza scientifica consistente in campo telematico ed è inserito nel circuito dei progetti dell’Unione Europea per l’innovazione tecnologica.
[2] Il primo riferimento all’istituzione degli U.R.P. fu affermato all’art.6 del decreto del presidente della Repubblica del 27 giugno 1992, n.352, Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n.241 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi). Il passaggio dall’opportunità all’obbligatorietà di istituire gli U.R.P. venne previsto all’art.12 del Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n.29, Razionalizzazione dell’organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego. E’ però con la direttiva del presidente del Consiglio dei ministri dell’11 ottobre 1994 sui Principi per l’istituzione ed il funzionamento degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico, che tutta l’attività degli stessi venne delineata e precisata in relazione alle finalità, alle attività e all’organizzazione.
[3] Front office: Sportello articolato su due livelli; uno gestito dal personale scelto per le risposte complesse, uno automatizzato per le risposte semplici.
Back office: Luogo in cui si rielaborano e controllano le informazioni messe a disposizione. Anch’esso si articola su due livelli: una redazione vera e propria, che controlla e aggiorna le informazioni, e un grupo che gestisce la comunicazione esterna ed interna (Grandi, 2001, p.182).
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